マイナンバー対応マニュアル

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マイナンバーへの対応は進んでいますか?
通知カードはチラホラ届き始めているようですが、まだしばらく様子見という企業さんが多いようです。

本マニュアルでは、マイナンバーをパソコンで管理するのではなく、紙ベースで管理をする一番シンプルな提案をしています。

それも新たな用紙を用意するのではなく、これまでも管理していた扶養控除等申告書をマイナンバーのベースにしてしまい、余計な管理書類を極力増やさない方法です。

そのために本マニュアルでは、2016年1月の給料支払日の前日までにマイナンバーの収集を終えてしまおうという提案をしています。

年末年始は忙しくなると思いますが、2016年1月の給料支払日の前日を目標に、マイナンバー対策を完了させ、あとはルーチン業務として回していただければと思います。

中小企業コンサルティングゆるビジ☆
株式会社YBC
代表取締役 田島 大輝

マニュアルのコンセプト

当初のコンセプトは、「最小の手間で及第点の効果」というものだったのですが、本当に最小限を狙うと、必須の事項はかなり少ないことがわかりました。

帳票も必須ではなくただ決めればいいことが多くて、でもそうするとむしろ、本質の理解と記憶をしておかなければならず、そのことばかり考えている専門家じゃなければ無理だと結論づけました。

だから、本質の理解も記憶も必要なく、一度マニュアルをベースに仕組みを作れば、あとはそれを回してゆくだけ

そしてせっかくやるのなら、マイナンバーの保護はもちろん、関係ある部分の業務の仕組み化もしちゃえ、また万が一流出などのトラブルが起きた際にもできるだけ会社を守れる、というレベルでの最低限を狙って作った実務的なマニュアルです。

マニュアルの内容(ダイジェスト)

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マニュアルPDFは35ページ。
以下、マニュアル内で紹介している図表、付属ファイル(赤文字)です。

1.マイナンバーの目的

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4.対応スケジュール案

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5.対応ステップ
1)方針および規程の策定(作成3分、確認20分)
01.特定個人情報基本方針(ワードファイル1ページ)
02.特定個人情報取扱規程(ワードファイル14ページ)

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2)特定個人情報保護担当者の決定と教育(作成3分、教育25分)
03.特定個人情報等取扱担当者表(ワードファイル1ページ)

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04.特定個人情報取扱者誓約書(ワードファイル2ページ)

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05.マイナンバー制度について(ワードファイル1ページ)
06.マイナンバー提出のお願い(ワードファイル2ページ)

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4)扶養控除等申告書の確認(従業員数×1分)

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 ① 従業員本人

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07.特定個人番号確認表(エクセルファイル)

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 ② 扶養親族

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08.委任状(ワードファイル1ページ)

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5)マイナンバーの管理保管(作業10分)

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10.特定個人番号情報持出記録簿

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6)管理区域と取扱区域(作業30分)
 ① 最小組織

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7)保存期間と廃棄方法(作業10分)
 ① 保存期間

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 ② 廃棄方法
11.特定個人情報廃棄記録簿(エクセルファイル)

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8.従業員以外からのマイナンバーの取得
12.取引先への個人番号提供依頼(ワードファイル3ページ)

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9.外部への委託
13.取引先と締結する守秘義務覚書(ワードファイル2ページ)

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マニュアルの注意点

本マニュアルは、複雑な税制度、社会保険制度をわかりやすく解説するため、制度の一部を省略、簡略化してあります。

本マニュアルに掲載されている事項を実施した会社が、役所(税務署・社会保険事務所)に必ず対抗できる(勝てる)ことを保証するものではありません。

税制度、社会保険制度は法律できっちり決められているように思われますが、実際にはグレーゾーンがたくさんあります。グレーゾーンの解釈の仕方、交渉に臨む意気込みによって異なる結果が出る場合がありますのでご注意ください。

税制度、社会保険制度は毎年変更があります。本マニュアルに掲載されている事項を実施の際には、顧問税理士、顧問社労士に確認をしてください。その際、本マニュアルを打ち合わせ資料にお使いいただいてかまいません。

本マニュアルは自社でしか使うことはできません。

税理士、会計士、社会保険労務士、コンサルタント等、有償無償を問わず他社への指導として使用する場合、改めて他社でご購入いただくか、弊社までご連絡をいただき代理店登録をしてください。

他社への無断使用が発覚した場合は法的措置を取らせていただきます。

マニュアルのサポート

マイナンバーへの対応については、制度的にまだ見えていない面が多々あります。

そこで2016年3月31日までは、それまでにわかったこと、ご購入いただいた方からのご意見により、マニュアルやフォーム類の改善等、無償アップグレード対応をいたします。

ただ個別具体的な質問や作業が発生することはサポートの範囲外であり、提携社労士をご紹介させていただきます。

追 伸

多くの税理士さんは「来年の12月までは焦って対応する必要はない」と言います。

来年12月の扶養控除等申告書に焦点を合わせ、制度にあやふやな部分がある社会保険の取得、喪失、異動の場合はその都度対応。
つまり、「マイナンバーを極力持たない」という考え方です。

しかし社労士さんに聞いてみると「突発的な退職による喪失の場合に追いかける手間と、新たに社員が入社した場合にはどうせ取得をするのだから、今年の12月に集める扶養控除等申告書で収集した方が楽」という考え方です。

まあ絶対的な正解があるわけではなく各社の判断ということなのですが、そもそも興味のない中小企業にそんな判断をさせるなよと私は思います。。^^;

このサイトで紹介しているマイナンバー対応マニュアルは、「私が中小企業の社長や担当者だったらこうする」という判断によるものです。
上記でいうと社労士さん側ですね。

「マイナンバーを保有することが嫌」と思うか、「マイナンバーを取得できずに個別に追いかけるのが嫌」と思うか、言ってみれば嫌なことの二択です。^^;

「マイナンバーなんて持っていたくない」もしくは、「どっちも選ぶのは嫌だ」という方はひとまず様子見が正解です。^^
(ただし個別の対応は必要ですし、いずれの本格導入も避けられません)

「取得してあとは鍵のかかるロッカーに入れておけばいいや」という方はこのマニュアルが最適です。
当然、導入の手間と管理の責任は生じますが、導入の手間はマニュアルを見ながら2時間くらいですし、鍵のかかるロッカー(金庫)に入れておけば、流出、盗難等の事故は、少なくとも当社は考えにくいです。(マイナンバー自体に価値はありませんからね)

様子見も結構、積極的に仕掛けちゃうのも結構、両方結構なのですが、「気になるのが嫌だからさっさとやっちゃう」という方は今すぐ下記にメールアドレスを入力してご注文ください。
カード決済ならすぐにダウンロードが可能です。^^

あなたの会社のマイナンバー対応が、ささっと簡単に済んで、何事もなく無事に回ることを祈っております。^^

マニュアルの更新履歴

2015年11月 5日 販売開始
2015年11月11日 改定通知
        ・マイナンバー概念図を追加
        ・特定個人情報等取扱担当者表の事務取扱担当者を修正
        ・従業員以外からマイナンバーの取得について別ファイルで保存する旨を追加

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